Digital Operations

La importancia de la automatización de procesos

Las empresas vienen buscando reducir el tiempo que ocupan las tareas rutinarias y repetitivas en la jornada de sus colaboradores, con el fin de aprovecharlo en actividades que generen mayor valor a los negocios. Con la pandemia, esta transformación solo se ha acelerado, cambiando por completo la forma en que trabajamos.

Guillermo Guerrero, Gerente de Consultoría de Negocios de PwC Perú, nos cuenta la importancia y los beneficios detrás de la automatización de procesos en las compañías.

¿Qué es la automatización de procesos?

Es una forma de trabajo basada en software, que replica las actividades que una persona ejecuta en un computador. Las típicas actividades más factibles de automatizar son repetitivas, basadas en reglas que usualmente son aburridas de hacer. De repente tienen un deadline muy apretados y son sujetas al error humano. Todo este tipo de actividades se pueden automatizar e incluso, utilizando otro tipo de tecnologías integradas a estos proyectos, se puede lograr automatizar no solo actividades si no procesos de inicio a fin.

¿Cuáles los beneficios de implementarla?

Podemos verlo por 2 frentes, un primer bloque de beneficios es para las empresas y el otro bloque es para las personas. Para las empresas, la eficiencia en reducción de horas hombre dedicadas a determinado proceso y a la mejora en la oportunidad de la entrega de la información de los usuarios en las empresas. La reducción de errores, la calidad de la información incrementa dado que no hay errores humanos ahí, las automatizaciones son basados en reglas por lo que el error se elimina. La reducción de costos a nivel de traslado a un proceso que agregue valor. Fortalece también el control interno de las empresas, ya que se hacen más robustos y en tiempo real, lo cual genera que se reduzcan considerablemente la posibilidad de que los riesgos se materialicen.

Por el otro frente, hay una serie de beneficios que potencian la línea de carrera de las personas, mejora el clima laboral y su motivación, tienen más tiempo para actividades enriquecedoras, que generan conocimiento a la persona y la hacen más competitiva, dejando de lado actividades repetitivas. De esta forma se puede “vender” la idea en la organización tanto para la empresa como para los colaboradores.

La pandemia aceleró muchos procesos en las organizaciones, sobre todo los de transformación. ¿Cómo se refleja esto en la automatización de procesos?

Una de las condiciones previas para automatizar procesos es que estén digitalizados. Precisamente la pandemia ha acelerado este proceso en las empresas, ya que se han visto obligadas a dejar de trabajar con papel. Antes entrabas a un departamento contable o un área financiera y veías los escritorios llenos de facturas, documentos, lo cual generaba muchas ineficiencias. Ahora eso no es aplicable, estamos tratando de explotar la digitalización, el uso de documentos electrónicos, y desterrar el uso del papel. La pandemia ha habilitado la posibilidad de que la implementación de la automatización se acelere. Cada vez más empresas están explorando nuevas tecnologías y esta es una de ellas, por eso las empresas nos contactan para ayudarlas en su viaje de automatización.

¿Cuál es el nivel de madurez de las empresas peruanas en temas de automatización de procesos?

En Perú hay de todo un poco. Las empresas locales están en una etapa de exploración en su mayoría, en entender la tecnología, cómo funciona y cómo puede ayudar. Otras ya están comenzando con algunos pilotos para automatizar pequeños procesos o actividades específicas. Hay empresas de capital extranjero que, si ya han empezado a adoptar de manera masiva las iniciativas globales de automatización, y en empresas más grandes, a nivel de corporaciones o grupos económicos importantes, han comenzado a usarlas con mayor recurrencia por lo tanto hay una mayor madurez en su implementación. Cuando hablamos de madurez, se generan centros de excelencia, con robot más completos y una estructura de gobernanza a nivel de la compañía, con lo que se maximizan los beneficios.

Si lo vemos por industrias en el caso peruano, normalmente los sectores que inician antes son aquellos que tienen mayor volumen transaccional, por ejemplo, el sector de banca, seguros, AFP, son las que tienen proyectos en marcha de automatización a nivel empresarial. Luego están las comerciales, retail, industriales y extractivas, que tienen un gran volumen de operaciones de compras. Un menor volumen o nivel de madurez lo encontramos en empresas del sector de servicios, que, dependiendo de la industria específica, tienen un menor volumen transaccional. Todavía es un buen momento para iniciar, creo que se masificará mucho más y por lo tanto el nivel de madurez va a ir aumentando, ya lo vemos en las empresas. Según una encuesta global de PwC a los CEOs, identificaban al cambio tecnológico como una de las principales preocupaciones de las empresas. Es algo que ha venido para quedarse, por eso hay que aprovechar la ola.

¿Qué recomendación le darías a las empresas interesadas en iniciar un proyecto de automatización de procesos?

Algunas recomendaciones, a partir de lecciones aprendidas con nuestros clientes, es la decisión de iniciar un proyecto de automatización no debe despegar de forma aislada. Hemos visto empresas que hacen esto tienen un proceso lento, consumiendo más recursos de lo necesario y un mayor desgaste del equipo humano. Creemos que una buena decisión es establecer un patrocinio de alto nivel gerencial para definir una estrategia clara y priorizar las iniciativas, esto acelera el proyecto y así se asignan los recursos necesarios.

Otra recomendación importante sería tener en cuenta la línea base de los procesos y la tecnología que tengo en mi empresas. “Preparar la cancha” antes de iniciar un proceso de automatización es clave, así podemos aprovechar en estandarizar y simplificar los procesos, o formalizar algunas reglas que eran implícitas para que el beneficio de la implementación sea más provechoso.

Los beneficios que comentábamos hace poco, que se dan en el frente empresarial como el de las personas, sean transmitidos al equipo de automatización para generar un ambiente colaborativo y reducir los temores o resistencia que pueda haber alrededor del proyecto. Por último, es muy recomendable manejar una cultura hábil en estos equipos, realizar inducciones o entrenamiento previo sobre la tecnología para poder crear un entorno de trabajo más efectivo.

En Perú, la Comisión Económica para la América Latina y el Caribe ( Cepal ) reporta que solo el 30% de la población cuenta con habilidades digitales básicas y esa situación se refleja en la escasez de profesionales con dichas capacidades en grandes empresas. Según el estudio Talento Digital en Perú 2023, del movimiento empresarial Es Hoy, el Banco Interamericano de Desarrollo ( BID ), MIDE Development y el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, la mayoría de estas compañías tiene problemas para cubrir dichas vacantes, pero a la vez actúan con recelo en la evaluación de los postulantes.

David Rosas, especialista principal en la División de Mercados Laborales del BID, señaló que el 60% de las grandes empresas en Perú tiene dificultades para cubrir sus vacantes. El porcentaje sube a 75% cuando la búsqueda se enfoca en profesionales de tecnología.

"Hay limitaciones en las habilidades digitales. Es importante mejorar la educación básica y superior, sea técnica o universitarias. Hoy, el 70% de la fuerza laboral está en el sector informal y hay empresas que desean dar empleos calificados, pero falta capacitación. Ahí está el reto", comentó a Gestión.

Sin embargo, la búsqueda del talento digital también enfrenta una paradoja. Por un lado, las grandes empresas reportan escasez de dicha habilidad en los postulantes, pero a la vez muchas limitan la selección a aquellos con una acreditación oficial o de universidades.

De acuerdo con el referido estudio, solo 58% de dichas compañías tiene disposición a contratar a egresados recientes de bootcamps o cursos de seis a nueve meses. El resto no los considera.

"Por ahora, parece que las empresas no conocen o no valoran estos programas cortos o intensivos, quizás porque hay una preferencia por títulos universitarios. Hay que trabajar para que las compañías valoren estos estudios y los jóvenes también se animen a llevarlos", sostuvo Rosas.

Añadió que los cursos cortos se han convertido en tendencia en Estados Unidos y Europa. En ese sentido, espera que lo mismo se replique en Perú para permitir que los jóvenes adquieran nuevas habilidades de forma rápida y los adultos den un giro a sus carreras sin requerir un nuevo título universitario.

En tanto, Bruno Bedoya, director ejecutivo de Talento Digital en Es Hoy, indicó que solo 28% de las empresas encuestadas ha contratado a la fecha algún profesional con habilidades digitales acreditadas con cursos cortos. "Hay una gran oportunidad para ampliar ese número", anotó.

Un cambio más creativo

Sobre la menor valoración de los cursos cortos en la selección de talento digital, Lucas Canga, profesor internacional de Pacífico Business School, reconoció que las empresas grandes tienen una cultura fuerte que les complica cambiar sus procesos de forma proactiva. En esos casos, consideró que las firmas esperan que el contexto las lleve a actuar de forma más reactiva.

"Las empresas siguen aún con paradigmas formales de selección con estrategias antiguas. Están poniendo el embudo, por ejemplo, en universidades y carreras extremadamente tradicionales, cuando el contexto dice que hoy salen más rápido personas formadas para ejecutar porciones de las tareas", anotó.

Así, refirió que las compañías todavía tienen en la mira a ingenieros informáticos con seis años de estudios universitarios, cuando las nuevas necesidades del mercado podrían ser atendidas por especialistas en datos en interacción con otros perfiles formados en menor tiempo.

La capacitación y sus barreras

El estudio también revela que el 38% de los trabajadores de empresas grandes en el Perú no cuenta con habilidades digitales necesarias, lo cual muestra un ligero incremento frente al estudio del 2022 ( 35% ). Por tipo de oficio, la mayor carencia se observa en trabajadores agropecuarios ( 69.3% ) y obreros ( 63.3% ).

"La situación sugiere que habrá problemas de competitividad y que la mayoría de empresas tendrá que implementar capacitaciones", consideró Rosas.

Sin embargo, las compañías enfrentan problemas económicos y de oferta para sostener este tipo de iniciativas. Para el 44% de los encuestados, el presupuesto de capacitación en general es reducido y considera que los costos del servicio son elevados.

En el caso de formación en habilidades digitales, el 75% también afirmó que el costo es alto y 50% opinó que hay pocos ofertantes del servicio.

Sobre la oferta de capacitación para empresas, Canga explicó que la tendencia en países como Perú apunta a una formación híbrida. En una primera fase, se apuesta por clases virtuales en plataformas de compañías globales; y en una segunda etapa, se requiere un acompañamiento presencial.

Para esa última fase, afirmó que hay consultoras especializadas en la implementación de los aprendizajes en los procesos de las empresas.

Oportunidad de mejora

A manera de conclusión, el estudio Talento Digital en Perú 2023 sostiene que el Perú requiere fomentar la adquisición de habilidades (digitales y socioemocionales ) y conocimientos entre los trabajadores, para potenciar la productividad, la competitividad y el empleo. Para ello, plantea cinco propuestas.

Entre ellas, incrementar la oferta de programas formativos, mejorar el acceso a servicios públicos que faciliten el emparejamiento entre la demanda y oferta laboral, y facilitar la contratación de trabajadores que cuenten con habilidades requeridas así hayan sido obtenidas por medios no tradicionales ( cursos cortos ).

Asimismo, el reporte sugiere fomentar la adopción tecnológica y beneficios de la transformación digital entre empresas de distintos perfiles en el país, y continuar generando evidencia e información para la toma de decisiones.

Hacia un modelo de cultura digital

Oscar La Torre

Socio de Consultoría de Negocios de PwC Perú

Las medianas y grandes empresas definitivamente están incrementando el interés de fortalecer sus áreas de tecnología y sus capacidades, y esta tendencia se mantendrá en los próximos años. Desde la pandemia e incluso antes, la búsqueda de talento cualificado con destrezas digitales ya venía siendo un reto para las empresas. Hoy, el desafío está no solo en contratar al personal calificado, sino en retenerlo.

Existen niveles de rotación más altos en los puestos de tecnología que en otras áreas de las empresas. Las habilidades digitales en las empresas deben responder a un modelo de upskilling digital formal y sólido, enfocado a generar capacidades diferenciadoras en el personal.

Las capacidades básicas que se deben desarrollar son gestión y administración de datos, visualización de datos y automatización de procesos ( RPA ). Esto debe venir acompañado de un modelo de desarrollo de cultura digital e innovación para poder darle sostenibilidad al modelo de upskilling y no quede en un simple curso o refuerzo de conceptos. Las personas necesitan aprender nuevas tecnologías y aplicarlas en sus trabajos.